【海牙&使馆】2021年使馆认证&海牙认证基本说明及流程

 

(一)使馆认证
也叫使馆认证、领事认证、使馆加签,英文名叫Legalization。是指一国外交机构及其授权机构在涉外文书上确认所在国公证机关或某些特殊机关的印章或该机关主管人员的签字属实。领事认证不对公证书或者其他证明文书证明的事项行使证明职能,不对文书内容本身的真实性、合法性负责,文书内容由文书出具机构负责。经过认证的证书具有法律效力,可为文件使用的有关局承认。
大使馆认证主要包括民事认证和商业认证,民事认证,如婚姻状况、出生、身份、亲属关系、学历、收入证明等;商业认证,如产地证明、形式发票、提单、保险、营业执照、合同,出口商注册表和授权书、价格单、箱单、报关单、发票和产地证等。既要做“外交部认证”,又要做”使馆认证“,也称“双认证”。使馆认证限于两国之间,使用范围相对窄。

(二)海牙认证
又称apostille,这种认证适用于海牙公约成员国。Apostille认证是指由国际政府机构统一出具的,对原认证的签发人进行的二级认证,并在认证书上加盖印章或标签,这个过程就叫做apostille认证加签即海牙认证。

海牙认证是海牙成员国之间对跨国使用文件进行鉴定程序便捷化的一种方式,简单来说就是一份文件,如果做完海牙认证,就可以在其他海牙成员国使用了。也就是在海牙协议国之间,只需要做一份海牙认证即可在所有海牙协约国使用,而不用分别做各个国家的使馆认证。海牙协约国有100多个国家,如果使馆认证需要做100多份,而海牙认证只需要做1份即可。区别于使馆认证的双认证,它是单认证的,它不经过外交部和使馆,只由国际律师+海牙法院签发。比如香港,由香港国际公证人进行公证,拿到香港高等法院进行认证并加盖apostille章。

海牙认证办理的文件可在《海牙公约》成员国内及承认海牙认证的地区使用,全球约有148个国家及地区;但是使馆认证限于两国之间,使用范围相对窄。中国大陆不是海牙协议国,但中国香港和中国澳门都签署了。参与了海牙协议的国家出具的文件如果要得到其他海牙成员国的承认,就只需要经过海牙认证。海牙成员国一共有120 个。另外,有些国家不是海牙协约国,但是承认海牙认证文件。有42个非海牙成员国也参与了海牙公文认证公约。

目前海牙公约认证成员国共有 120 个(截至2021年)官方的名单请到官网查询: https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41 ):

note:不是海牙成员国但是承认海牙公文认证公约:
安道尔、安提瓜和巴布达/安巴、亚美尼亚、亚塞拜然/亚塞拜疆、巴哈马、巴林、巴贝多、巴巴多斯、贝里斯、玻利维亚、波札那/博茨瓦纳、汶莱、布吉纳法索、蒲隆地、柬埔寨、维德角/佛得角、哥伦比亚、库克群岛、古巴、多米尼克、多明尼加共和国、萨尔瓦多、斐济、加彭/加蓬、格瑞那达、瓜地马拉/危地马拉、几内亚、海地、梵蒂冈、宏都拉斯/洪都拉斯、哈萨克/哈萨克斯坦、肯亚、科威特、吉尔吉斯坦/吉尔吉斯、黎巴嫩、赖索托/莱索托、赖比瑞亚/利比里亚、列支敦斯登、马达加斯加、马拉维、马利共和国、马绍尔群岛、蒙古国、纳米比亚、尼泊尔、尼加拉瓜、尼日/尼日尔、纽埃、阿曼、巴基斯坦、摩尔多瓦、卢安达/卢旺达、圣克里斯多福与尼维斯、圣露西亚、圣文森及格瑞那丁、萨摩亚、圣马利诺、圣多美普林西比、塞内加尔、塞席尔/塞舌尔、新加坡、史瓦济兰/斯威士兰、泰国 (香港身份证持有人)、多哥、东加/汤加、千里达及托巴哥、土库曼/土库曼斯坦、乌兹别克/乌兹别克斯坦、万那杜/瓦努阿图、辛巴威/津巴布韦。 

(三)香港认证
香港不像国内,在香港没有公证处,香港公证通常指三种:(1)在香港本地使用的香港律师公证;(2)在大陆使用的中国委托公证 (China Attestation);(3)到世界各国使用的国际公证 (Notary Public)。因此根据文件适用地区的不同,办理不同类型的公证。
香港的文书拿到香港以外(除中国内地)使用,分三种情况:
1.拿到海牙公约组织成员国使用,则只需要先由香港国际公证人公证,然后送交香港高等法院认证(也叫加签),即可使用,这是办理海牙认证;
2.拿到非海牙公约组织成员国使用,需要先由香港过国际公证人公证,然后送交香港高等法院认证,最后拿到使用国驻香港领事馆认证(使馆认证);
3.如果该国在香港没有领事馆,则需要将高院加签后的文件送中国外交部驻港特派员公署认证,然后送该国驻北京大使馆认证(使馆认证)。
对于以上第二种香港大陆委托公证 (China Attestation),由中国委托香港公证人出具,中国委托香港公证人名单如链接: http://www.caao.org.hk ;对于第三类的国际公证 (Notary Public)(海牙认证或者使馆认证,会用到香港国际公证人,其名单可以查看 http://www.notaries.org.hk/en/Public/SearchforNotariesPublic.aspx )。

(四)认证文件验证:

海牙认证模板Model of Certificate (Apostille)

https://www.hcch.net/en/publications-and-studies/details4/?pid=3198

英国Verify an Apostille:

确认海牙文件的真实性,可以通过如下网址在线验证,需要海外文件的签发日期和海牙文件号码。

https://www.gov.uk/verify-apostille

澳洲验证海牙文件真实性:

Verify an Australian Apostille issued fromthe Department of Foreign Affairs & Trade

https://orao.dfat.gov.au/pages/verifyapostille.aspx

新加坡领事认证文件验证网址:

https://legalisation.sal.sg/

https://legalisation.sal.sg/AuthenticationCert/Search 

(五)海牙认证及使馆认证基本问题:

Do authentication certificates expire?

Authenticationcertificates issued by the Government of Canada do not expire. However, some foreign authorities may refuse old authentication certificates.

Expiration of apostilled documents – can these documents expire?

No, the apostilization does not expire.However, many countries will only accept documents that have been apostilledwithin a certain timeframe.

What is Authenticationof Documents?

The authenticationof documents in Canada will be required in cases when the Canadiandocuments are intended to be used abroad for different purposes.  Thisprocess basically confirms that the Canadian documents are officiallyrecognized in Canada and can be legally used in foreign countries. Theauthentication of documents is only first step in this process. There are moresteps to accomplish in order for Canadian documents to be legally acceptedabroad. Please contactus for a help with authentication of documents process in Canada.

What is Legalization of Documents?

The legalizationof documents in Canada is the process that confirms the Canadiandocuments are legal to be used in foreign countries. In general, this is asecond step in the Document Authentication and Document Legalization process inCanada. The legalization of documents are mostly completed by the embassies ansconsulates of foreign countries accredited in and for Canada. Please contact usfor a helpwith legalization of documents process in Canada.

What is Superlegalization of Documents?

The superlegalization of documents is thesame process as legalization of documents. This term is mostly used bycountries located in Central and Eastern Europe.

What is attestation of documents?

The attestation of documents is the sameprocess as legalization of documents. This term is mostly used by countrieslocated in Middle East and South Asia.

What kind of documents can be apostilled?

The most common types are contracts/licenseslike business contracts, export licenses, birth/death certificates, and marriage licenses. Records such as birth certificates, university transcripts,deed pools, name changes, and passports are also commonly apostilled.