对公业务常见咨询问题(Q&A)

 

关于国际无犯罪(Police Certificate)、海牙认证(Apostille Service)和使馆认证(Embassy Legalization)业务常见咨询问题如下:

 

1.海牙认证(Apostille Service)和使馆认证(Embassy Legalization)到底是什么含义?

全球截止到目前有121个海牙组织成员国,比如新加坡的文件,在新加坡做了海牙认证后,全球121个海牙公约成员国都可以承认并使用。不过,非海牙公约成员国不能使用,比如新加坡的文件要在中国大陆使用,则需要做中国驻新加坡使馆的使馆认证。海牙认证(Apostille Service)是使馆认证的一种简化形式(新新对公)。目前海牙公约认证成员国共有121个(截至2022年)官方的名单请到官网查询: https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41

非海牙公约组织成员国之间,或者海牙公约组织成员国与非海牙公约组织成员国之间,文件要在彼此国家相互认可并使用的时候,就需要做两国之间的使馆认证(Embassy Legalization)。全球有233个国家和地区(其中195个国家,38个地区),海牙公约组织成员国121个,几乎简化了一半的使馆认证。期待越来越多的国家加入海牙公约成员国。

 

2.到底是做海牙认证还是使馆认证呢,二者怎么选择?

做什么认证,既要看文件签发国家是否是海牙组织,也要看文件使用国家是否是海牙组织,只有签发国家和使用国家都是海牙组织,才能做海牙认证(Apostille Service),缺少一个条件,则需要做使馆认证(Embassy Legalization)。

还有的情况,明明都是海牙国家,本来做海牙认证即可,但是某些机构硬是要你做使馆认证,那你只能做使馆认证;或者明明不是海牙组织国家,结果某些机构说只要做海牙认证即可,则你这个时候做使馆认证绝对没问题,做海牙认证也可以。还有的情况要特别注意,有的机构书面上给你的信上写的要求做海牙认证(Apostille)(新新对公),但是它实际上可能是让你做使馆认证(Embassy Legalization),海牙认证不行,为什么会发生这种情况,主要是Apostille在很多认证人眼中是文件认证的“俗称”。还有一种情况,比如新加坡时候2021年才成为海牙组织的,2022年就是过渡的一年,这一年当中,世界上其他国家的机构还没转变过来,甚至几年都没转变过来。会出现有的海牙国家的机构让你做海牙认证,有的海牙国家的机构还让你做使馆认证的情况。多一句确认一下即可。

 

3.Apostille/Authentication/Legalization/Attestation/Superlegalization的这几个单词可以知道是做什么认证吗?

各个国家对海牙认证及使馆认证有不同的称呼,但是总体还是统一的。海牙认证就是Apostille,这个词比较明确,当然要注意那种非海牙国家的机构使用Apostille作为使馆认证的俗称的情况(新新对公)。Authentication主要表示文件签发国的外事部或外交部的认证,也有用来表示使馆认证的情况,不过不常见。使馆认证最常见是用Legalization/Attestation这两个单词。Superlaglization超级认证这个术语也是使馆认证的意思,主要用于中东国家和南非。

 

4.国际无犯罪(Police Certificate)、海牙认证(Apostille Service)和使馆认证(Embassy Legalization)的文件样式是什么样的?

全球主流国家的无犯罪证明的文件样式如下:http://www.newnewdoc.com/index.php?page=police-certificate

全球国家的海牙认证及使馆认证的文件样式如下:http://www.newnewdoc.com/index.php?page=Apostille-and-Embassy-Legalization-Sample

 

5.海牙认证及使馆认证的周期有多久?

海牙认证(Apostille Service)和使馆认证(Embassy Legalization),疫情前周期如下:绝大部分海牙认证1-2个工作日,使馆认证5-10个工作日;疫情后,大部分认证要延期(新新对公),海牙认证在1-4周,使馆认证1-2个月,部分使馆要2-4个月。周期随国家、随使馆、随疫情,随时间无规律变化,无法准确预测。以上周期仅政府机构时间,不包含材料准备、送件、取件、快递时间。

 

6.海牙认证及使馆认证主要的材料有哪些?

办理无犯罪原件及海牙认证及使馆认证的材料主要为护照(Passport)、出生公证(Notarial Certificate of Birth)、照片(photo)、指纹卡(Fingerprint)、 Proof of residence等,即便准备时间最长的公证材料(新新对公),也可以在7个自然日准备好。

 

7.海牙认证&使馆认证是否有办不出来的情况?

海牙认证(Apostille Service)和使馆认证(Embassy Legalization)是鉴证文件的印章或该机关主管人员的签字是否属实的一种行政事务,类似于办理身份证明。一般在有国际邦交的情况下,除非伪造材料签名,否则不可能出现无法办理的情况。

 

8.有哪种情况,海牙认证(Apostille Service)和使馆认证(Embassy Legalization)不予认证?

最常见是,比如无犯罪的有效期是6个月(新新对公),结果现在已经第5个月多了才来申请海牙认证或者使馆认证,这个时候,海牙认证或使馆认证有可能不予认证。

 

9.海牙认证(Apostille Service)和使馆认证(Embassy Legalization)的文件有有效期(period of validity)吗?

文件的海牙认证及使馆认证,本身并没有有效期的说明,但是它有实际的有效期。它的有效期主要取决于要认证文件本身的有效期,比如police certificate有效期是3个月,则认证出来的海牙文件和使馆文件的有效期不会超过3个月(新新对公)。一般情况下,如果本身文件没有明确有效期的,一般海牙认证和使馆认证文件的有效期为6个月。再久就需要重新申请文件,重新海牙认证或使馆认证。如果文件日期太久远,海牙或使馆可能拒绝认证。尤其是无犯罪证明和未婚证明。时间主要看盖章的日期戳。

The apostilization and authentication certificates issued by the Government of xxx do not expire. However, some foreign authorities may refuse old authentication certificates.Many countries will only accept documents that have been apostilledwithin a certain timeframe.

We often get asked what the validity of apostilles and authentications are and if these stamps ever expire. The most straightforward answer is that while apostille certificates or stamps do not have expiry dates, but depending on who or what authority has requested the certificate, the apostille might only be valid for a certain period.

One example of apostilles having a specific validity period is a police clearance certificate (click to read an article about exactly that). A visa authority may request that your police clearance certificate and apostille are less than three or six months old. This is understandable since a certificate verifying your criminal records must be recently issued.

Another document that must be issued with an apostille no older than three to six months is a letter of no impediment. This certificate confirms that nothing is preventing a couple from getting married. If South Africans get married abroad or wish to get married to foreigners in South Africa, the letter of no impediment is a vital document that must form part of a documentation pack.

Aside from the apostille’s signature page, it is the actual date stamp on the original document that matters. 

 

10.无犯罪证明(Police Certificate)是否有办不出来的情况?

国际无犯罪证明原件(Police Certificate),对于任何国家的公民、永久居民、停留超过6个月的海外申请人,都有权利申请。所以,如果材料齐全,除非背负重大刑事案件,都可以能办理出来(新新对公)。如果真遇到其他办不出来的未知情况,也会有官方的正式说明。

 

11.指纹采集不合格的情况

有发生过很少见的公证处指纹采集质量不合格退回的情况(新新对公),如果发生此类情况需要二次采集的,需要重新去该机构采集一次,一般该机构会免费补采。遇到无法协商或者选择其他机构二次采集的,根据情况自付相关二次采集费用。

 

12.采集的指纹的有效期(period of validity)有多久?

大多数情况下,一般要做申请国外无犯罪证明的时候,都是先在线appeal后再去采集指纹的。有的国家是当场在使馆现场采集。所以,这种情况下,以前采集的指纹是不认可的。有的情况下,比如南非,它理论上认可2个月内采集的指纹,但是这其实并不保险。所以,保险起见,都是当时申请,当时再去采集指纹(新新对公)。

 

13.国际无犯罪证明(Police Certificate)的有效期是多久?

国际无犯罪的有效期一般一般为3-12个月,以3-6个月为最常见。比如匈牙利、智利、西班牙等都是3个月有效期,南非、印度等国家的无犯罪证明都是6个月,希腊和沙特阿拉伯都是12个月(新新对公)。所以,不要提前申请,也不要延后申请。比如加拿大移民,要等到联邦移民局提交材料的时候再申请,不要在省提名阶段就申请,超过了有效期,需要重新申请。

 

14.国际无犯罪证明(Police Certificate)和海牙认证(Apostille Service)和使馆认证(Embassy Legalization)有出现错误(Error)的的情况吗?

虽然是政府机构,但是出现错误的情况也经常发生。比如德国使馆的无犯罪证明,有2020年盖2019年的时间戳的,有出生日期(Date of Birth)错误的,也有性别(Gender)搞混的(新新对公)。不过确认错误后,都会重新签发,申请人也只能白白多等待时间,纵有心里万分苦楚也只能眼泪心中流。

 

15.国际无犯罪证明(Police Certificate)和海牙认证(Apostille Service)和使馆认证(Embassy Legalization)真伪性如何验证?

大部分发达国家都能在线验证,有的直接在文件上就有验证链接和编码,比如法国的无犯罪文件上就验证网址和验证码,有的是警察局的官网验证,比如澳洲无犯罪证明真伪验证(National Police Certificate): https://www.afp.gov.au/sites/default/files/PDF/national-police-certificate-sample.pdf ,还有的可以直接电话或邮件向警察局询问。